Hantering av personuppgifter

För dig som står som sökande i vår bostadskö

De uppgifter som lämnas i ansökan till bostadskön lagras i digitala register hos våra systemägare. Syftet med lagringen är att kunna administrerar den uthyrningsprocess som tillämpas och uppgifterna bearbetas utifrån den. Östhammarshem använder även data hämtad från vår bostadskö som underlag och beslutsstöd i kommande utvecklingsprojekt. Du som sökande ansvar själv för att uppgifterna du lämnat är korrekta och du godkänner, i samband med din ansökan, att Östhammarshem kan kontrollera lämnade uppgifter mot extern part, exempelvis genom kreditupplysning eller annat offentligt register. 

Som sökande behöver du uppdatera din anmälan till vår bostadskö en gång per år. Görs inte detta raderas ditt konto, med tillhörande uppgifter och köpoäng, hos oss. Genom att uppdatera din inloggning uppdateras din ansökan i bostadskön och därmed fortlöper behandlingen av personuppgifter. 

När du som sökande gör en intresseanmälan på ett ledigt objekt hanteras dina personuppgifter för att säkerställa att kriterierna som finns reglerade i vår uthyrningspolicy efterlevs. När du intresseanmäler på en lägenhet godkänner du att Östhammarshem hanterar dina personuppgifter enligt rådande behov samt att kreditupplysning, kontroll av boendereferens och arbetsgivare görs. 

Har du skyddade personuppgifter - kontakta vår kundtjänst så hjälper vi dig registrera dig med fortsatt skydd av personuppgifterna. 

För dig som är hyresgäst hos Östhammarshem

I samband med att hyresavtal tecknas med Östhammarshem, överförs dina personuppgifter till vårt verksamhetssystem. Detta för att vi som fastighetsägare ska kunna fullfölja och administrera avtalsrelationen. Hyresavtalet ligger till rättslig grund för hanteringen av dina personuppgifter.

Under hyresförhållandet behandlas dina personuppgifter bland annat i samband med hyresavisering, hantering av betalningar, hyresförhandling, vid inhämtning av uppgifter kring förbrukning av el och/eller vatten/värme, samt i samband med informationsutskick. Personuppgifterna hanteras, även i form av överlämning, när du som hyresgäst skapar en felanmälan kopplad till ditt boende. Har du sökt bostad hos annan hyresvärd än Östhammarshem kan dina personuppgifter lämnas till den potentiella hyresvärden i form av boendereferens. 

I vissa fall kan hantering av personuppgifter vara behövligt för att ta tillvara på rättsliga anspråk. Det kan i dessa fall handla om störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresinbetalningar eller skador i lägenheten. I dessa fall kan vi behöva överlämna dina personuppgifter till socialnämnden, upphandlat inkassobolag eller andra berörda myndigheter.

Har du skyddade personuppgifter kommer dina uppgifter fortsatt hanteras i enlighet med det. 

För arbetssökande

När du söker jobb hos Östhammarshem kommer vi att behandla personuppgifter om dig för att kunna hantera en rekryteringsprocess.

Vid rekrytering behandlar vi personuppgifter såsom namn, adress, kontaktuppgifter, CV och personligt brev, intyg, betyg, resultat från eventuella personlighetstester samt anteckningar från intervjuer och referenstagning. Vi samlar inte in fler uppgifter än nödvändigt utifrån ändamålet med behandlingen.

Din ansökan kan komma att delas med våra anställda som är involverade i rekryteringen samt med en rekryteringsfirma som hjälper oss i vissa rekryteringsprocesser. Samtliga personuppgifter och ansökningshandlingar som skickats in vid en jobbansökan kommer att raderas efter två år.

Gallringsrutin 

Hos Östhammarshem gallras personuppgifter bort två år efter avslutat hyresförhållande. Detta under förutsättning att det inte finns några kvarstående, aktiva ärenden parterna emellan. Det kan exempelvis vara en hyresskuld. Uppgifter kopplade till vår ekonomi, som finns i vårt bokföringsmaterial, gallras enligt bokföringslagen efter sju år inklusive innevarande år.

Överföring och rättigheter

Östhammarshem samverkar med ett antal externa samarbetspartner. Det kan, men är inte begränsat till att, röra sig om kundundersökning, rättsliga tvister, underhåll och förvaltning av våra fastigheter samt våra entreprenörer. I de fall Östhammarshem överlämnar personuppgifter kring sökande eller hyresgäster till extern part, regleras detta i avtal parterna emellan. 

Östhammarshem är personuppgiftsansvarig för alla personuppgifter som hanteras inom företaget. Primärt hanterar företaget personuppgifter gällande befintliga kunder och sökande, men uppgifter om arbetssökande och entreprenörer förekommer även det.

Privatpersoner har rätt att, kostnadsfritt en gång per år, begära ut registerutdrag på vilka uppgifter som finns lagrade hos våra systemägare. Ansökan om registerutdrag hanteras på vårt huvudkontor, på Vilhelm Haglunds väg 4, och kräver att fotolegitimation kan uppvisas. Där kan du även få hjälp med att begära rättelse, överföring eller begära begränsning eller radering av de uppgifter vi har gällande dig.